Деловое письмо на английском языке, его виды и правила

Написание делового письма на английском языке, неотъемлемая часть работы в любой компании, и очень важно, помимо грамотности речи, соблюдать структуру письма. Правильное оформление и верно подобранный стиль письма имеет важное значение, так как он создаёт впечатление вашего профессионализма и солидности компании в целом.

Существует несколько типов писем, давайте разберём какие.

Основные типы делового письма на английском языке

• Commercial offer — Письмо Вашему потенциальному деловому партнёру, с условиями коммерческого предложения
• Enquiry Letter — Письмо-запрос, для получения информации о товаре или услуге
• Reply Quotation — Ответное письмо на запрашиваемую информацию
• Application Letter — Письмо содержащее ваше резюме
• Acceptance Letter — Письмо-уведомление о принятии Вас на работу
• Refusal Letter — Письмо-уведомление об отказе в принятии на работу
• Complaint Letter — Претензия или жалоба на качество приобретённого товара или услуги
• Apology Letter — Ответное письмо на жалобу
• Congratulation Letter — Письмо поздравление

>>> РАЗГОВОРНЫЙ ОНЛАЙН КЛУБ (Нажмите чтобы написать нам на Whatsapp)
 

Структура письма
 

• Адрес отправителя слева в углу, если бланк фирменный, то адрес уже есть
• Адрес получателя учитывая последовательность
  • Полное имя получателя: Mr John Marcello
  • Должность: Director of Operations
  • Название компании: ABC Corporation
  • Номер дома, улица: 402 A Main Street
  • Город, почтовый индекс: Vancouver, WH 23974
  • Страна: Canada
• Приветствие
  • Dear Sirs, Dear Sir or Madam
     
    Dear Sirs, Dear Sir or Madam
     
    Dear Sirs, Dear Sir or Madam
     
    To Whom It May Concern — когда Вы не знаете, кому в компании, должно быть адресовано письмо
  • Dear Sir/Madam — когда пишите определенной должности, но не знаете имени человека
  • Dear Mr/Ms John — когда Вы обращаетесь по имени
  • Dear Dr/Prof Mike — при обращении к доктору/профессору
  • Dear colleagues — когда обращаетесь к группе людей
  • Dear Peter/Anna — при обращении к давно знакомому собеседнику/коллеге
• Основной текст послания

• Можно начать с напоминания о последнем общении (лично, по телефону, по почте...)
  • Thank you for your e-mail of… — Спасибо за Ваш e-mail …
  • With reference to your phone call/ letter of (дата)… — В отношении Вашего телефонного звонка/письма ...
  • In accordance with your request … — В соответствии с Вашим запросом ...
  • Further to our conversation / telephone talk… — В продолжение нашей беседы / телефонного разговора ...
  • We were pleased to receive your inquiry… — Нам было приятно получить Ваш запрос …
  • In compliance with your request… — Выполняя Вашу просьбу …
• Поясните адресату, причину обращения
  • We would like to clarify… — Мы хотели бы прояснить ...
  • We kindly ask you to…  — Любезно просим Вас …
  • We hereby inform you …  — Настоящим уведомляем Вас
  • We confirm that…  — Мы подтверждаем, что …
  • This is to confirm …  — Для подтверждения ...
  • We apologize for… — Мы приносим свои извинения за …
• Завершение письма
  • Please contact us again, if we can help in any way — Если мы можем Вам помочь, пожалуйста обращайтесь к нам
  • Many thanks for considering my request — Большое спасибо, за рассмотрение моей просьбы
  • I will be grateful if you can send me this information — Буду благодарен, за предоставление  данной информации
  • I really appreciate any help you can provide — Буду признателен за любую помощь
  • I look forward to receiving your comments about — Ожидаю получить объяснения по поводу

В наших статьях Вы можете ознакомиться с подборками полного набора фраз для делового письма

Деловой английский полезные выражения и фразы & Презентация на английском языке полезные выражения